A ausência de automatização pode tornar o agendamento de consultas lento e cansativo. Descubra como a tecnologia pode ser uma aliada nesse processo.
O agendamento de consultas é uma atividade rotineira nas clínicas e hospitais. Porém, caso ele não seja realizado de forma organizada, pode acabar impactando negativamente a experiência do paciente e a produtividade da equipe.
Por isso, investir em boas práticas para tornar esse procedimento mais eficiente, é fundamental.
No blog post de hoje, vamos mostrar como a sua empresa pode administrar essa atividade adotando boas ferramentas digitais.
Acompanhe!
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3 principais problemas do agendamento de consultas
O agendamento de consultas pode ser prejudicado por uma série de fatores. Listamos os 3 principais problemas enfrentados por quem trabalha neste setor.
1- Conflitos na comunicação
Todo trabalho manual está sujeito a erros. Por isso, é comum ocorrer falhas na comunicação. Entre as mais frequentes, pode-se destacar: marcação de consultas em horários já ocupados, informações incorretas sobre local de exames e pacientes sem respostas.
2- Dificuldade na gestão de cancelamento
Outro problema é a questão dos cancelamentos. Quando o fluxo de atendimento é grande, fica difícil administrar as consultas canceladas e realizar os ajustes de horários necessários. O que acaba causando lacunas na agenda e, consequentemente, perda de produtividade e prejuízo financeiro.
3- Tempo gasto em tarefas repetitivas
A ausência da automatização exige um esforço maior da equipe em tarefas repetitivas. Ou seja, os profissionais acabam gastando mais tempo para realizar os agendamentos de consultas via telefone ou mensagens, enquanto poderiam estar se dedicando a outras atividades administrativas.
Esses problemas, apesar de parecerem pequenos, interferem diretamente no fluxo de trabalho como um todo. Por isso, investir em boas ferramentas digitais para auxiliar essa função, é imprescindível.
Mas, quais as vantagens de automatizar o agendamento de consultas?
Ao adotar a tecnologia como aliada, a sua organização só tende a ganhar. Confira as vantagens!
Redução de erros e sobreposições
Um sistema automatizado evita problemas como duplicação de horários e agendamentos em horários ocupados, garantindo uma agenda mais organizada e precisa.
Diminuição da taxa de cancelamento no agendamento de consultas
É possível automatizar o envio de lembretes para notificar os pacientes sobre os agendamentos e reduzir, significativamente, o número de ausências e cancelamentos de última hora.
Aumento da performance
Ao automatizar esse processo, a equipe passa a ter uma gestão de tempo mais eficiente. Ou seja, o trabalho tende a ser mais produtivo e funcional.
Experiência do paciente aprimorada
Com as ferramentas certas, é possível estruturar um autoatendimento completo. Assim, os pacientes podem ter mais autonomia para realizar as marcações de consultas, conforme as suas necessidades, a qualquer momento.
Quais ferramentas podem ser utilizadas nesse processo?
Veja quais ferramentas digitais podem ser úteis no processo de agendamento de consultas.
1º) Chatbots
Por meio dos chatbots é possível, não apenas, automatizar o agendamento de consultas, como também ficar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Dessa forma, você consegue oferecer atendimento full time aos seus pacientes.
Além disso, os bots podem ser utilizados para:
- responder perguntas frequentes sobre serviços disponíveis, valores das consultas etc;
- enviar lembretes automáticos sobre consultas, exames e documentação;
- coletar feedbacks sobre o atendimento;
- realizar triagem inicial de sintomas e muito mais.
Sem contar que eles podem ser integrados a outros softwares, como WhatsApp, sites, Instagram, entre outros.
2º) Inteligência Artificial (IA) para agendamento de consultas
A Inteligência Artificial pode ser utilizada em conjunto com outras ferramentas, como os próprios chatbots, para proporcionar experiências personalizadas aos pacientes.
Afinal, com base no histórico de cada contato, essa tecnologia é capaz de fornecer respostas mais contextualizadas e compreender as necessidades de cada paciente, com mais precisão.
3) URA Cognitiva
A URA Cognitiva pode ser utilizada para automatizar as interações via telefone. Por meio dela, os pacientes podem interagir com o sistema de forma direta, escolhendo opções no menu por meio de comandos de voz. Tudo de forma independente. Além disso, a URA também pode operar em tempo integral.
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4º) Ferramenta omnichannel
Por último, mas não menos importante, vale a pena investir em uma ferramenta omnichannel. Afinal, por meio dela é possível centralizar todo o atendimento em uma só tela. Ou seja, você consegue gerenciar todas as conversas em um só lugar. Essa integração entre os canais de contato, proporciona diversos benefícios, entre eles: acesso a relatórios de atendimentos, acompanhamento do histórico de interações de cada paciente e muito mais. Em suma, é uma tecnologia indispensável para a gestão.
Como você pode notar, o que não faltam são opções para tornar as rotinas das clínicas e hospitais, mais otimizadas. Portanto, se você deseja modernizar as suas operações de atendimento, fale agora mesmo com um especialista da Ligo e saiba como podemos te ajudar.
Além de automatizar a marcação de consultas, podemos descomplicar outros procedimentos da área da saúde. Confira!
